ISTRUZIONI OPERATIVE ED INFORMATIVA SULLA PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING
CRAB Medicina Ambiente ha adottato la piattaforma WEB "My Governance" progettata e sviluppata per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing ovvero di comportamenti, rischi, reati e irregolarità riferibili o connesse alle attività della Società in conformità a quanto previsto dal Decreto Legislativo n. 24 del 10 Marzo 2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” e conforme alle indicazioni dell'ANAC e del Garante Privacy.
SUPPORTO DEGLI ENTI DEL TERZO SETTORE
Ai sensi della normativa vigente gli Enti de Terzo settore iscritti in un apposito registro c/o l'ANAC possono fornire ai segnalanti misure di sostegno che consistono in informazioni, consulenze ed assistenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione, sulle protezione della Legge e sui diritti della persona coinvolta.
COSA PUOI SEGNALARE?
In qualità di soggetto segnalante non esiste un elenco tassativo e univoco di illeciti che costituiscono l’oggetto di una segnalazione, possono essere segnalate azioni od omissioni, commesse o tentate, che siano poste in essere in violazione di leggi, regolamenti, provvedimenti delle Autorità, modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001, codice etico o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare.
COME PUOI SEGNALARE?
Attraverso la piattaforma summenzionata è possibile inserire la segnalazione in tre modi: scritta (tramite dispositivo elettronico), vocale (tramite il microfono di un dispositivo elettronico), su appuntamento con il gestore delle segnalazioni (sia online che di persona).
QUALI DATI DEVI INSERIRE PER APRIRE UNA SEGNALAZIONE?
La segnalazione può essere inviata anche in forma anonima quindi potrai decidere se inserire o meno il tuo nome e cognome e i recapiti presso i quali contattarti per eventuali approfondimenti. L’unica informazione obbligatoria riguarda l’oggetto e la descrizione della segnalazione che deve essere circostanziata, cioè effettuata con un grado di dettaglio sufficiente a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
COME VIENE GESTITA LA SEGNALAZIONE?
Le segnalazioni vengono gestite in maniera tale da garantire e rispettare la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti segnalati e l’anonimato dei dati identificativi del segnalante. La gestione e la verifica delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate ai soggetti riceventi nominati dalla Società. I Riceventi operano nel rispetto dei regolamenti aziendali, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante (qualora reso possibile dallo stesso) e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
COME FAI A SAPERE SE LA SEGNALAZIONE È STATA PRESA IN CONSIDERAZIONE?
All’invio della segnalazione ti verrà rilasciato un codice univoco, indicato nella piattaforma come codice token, a titolo di ricevuta attraverso il quale potrai monitorare lo stato di lavorazione della stessa. Conserva con attenzione tale codice perché in caso di perdita o smarrimento non potrai più accedere alla pratica e sarai quindi costretto a crearne una nuova.
A QUALI TUTELE HAI DIRITTO IN QUALITÀ DI WHISTLEBLOWER?
I dati personali contenuti nella segnalazione saranno trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (c.d. GDPR) e della normativa privacy applicabile, nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo alla riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e alla sicurezza del trattamento. Il segnalante non potrà essere licenziato, né potrà subire alcun mutamento di mansioni, o essere sospeso, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, o minacciato, vessato o discriminato in alcun modo, per aver effettuato una segnalazione in buona fede.
QUALI RESPONSABILITÀ TI ASSUMI IN CASO DI SEGNALAZIONI ILLECITE?
In caso di segnalazioni infondate, fatte in malafede o al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti è prevista una responsabilità penale e disciplinare per cui la Società si riserva di agire a difesa dei propri interessi e a tutela dei soggetti lesi.
INFORMATIVA PRIVACY
Premessa
La informiamo che ai sensi del Regolamento U.E. 2016/679 e del decreto legislativo 196/03 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”) e successive modifiche, che i dati personali da Lei forniti, ovvero acquisiti, nell’ambito del procedimento di segnalazione di illeciti (c.d. whistleblowing”) di cui alla apposita procedura definita dalla società/ente saranno trattati nel rispetto delle disposizioni di legge dai soggetti interessati alla predetta procedura, fermo restando l’obbligo di riservatezza e tutela nonché gli adempimenti previsti dalla normativa (Dlgs. 24/2023).
Dati trattati e finalità
Il trattamento dei dati, generalmente comuni, è finalizzato pertanto esclusivamente all’assolvimento degli obblighi di legge nell’ambito della procedura di segnalazione degli illeciti, così come analiticamente stabilito dalla legge nonché dalla procedura definita dalla società/ente.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento è costituita dalla normativa citata (Dlgs. 24/2023 e succ. modif.). La base giuridica è inoltre costituita dal consenso espresso dell’interessato per la rivelazione dell’identità dell’interessato ed in particolare nel caso in cui la contestazione disciplinare nei confronti dell’incolpato è fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante è indispensabile per la difesa dell’incolpato stesso. In tali ipotesi verrà richiesto al segnalante di esprimere o meno il proprio consenso.
Destinatari dei dati
I dati non sono oggetto di comunicazione a soggetti terzi se non nell’ambito della procedura oppure in caso di richiesta di organi inquirenti.
Periodo di conservazione dei dati
I dati verranno conservati per il periodo necessario all’espletamento della procedura e ai conseguenti adempimenti, salve esigenze di giustizia o disciplinari, e comunque per un periodo massimo di cinque anni.
Obbligatorietà
Il conferimento dei dati deriva necessariamente dalla segnalazione effettuata.
Tipologia di trattamento
I dati verranno inseriti nei nostri archivi, in particolare nella banca dati “Segnalazione di illeciti “ ed il loro trattamento, che potrà essere effettuato attraverso strumenti automatizzati e/o cartacei, comprenderà tutte le operazioni o complesso di operazioni previste dall’art. art. 4 n. 2 del Regolamento e necessarie al trattamento in questione e precisamente: la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. Il Titolare ha provveduto altresì a verificare la correttezza delle misure di sicurezza adottate.
Soggetti autorizzati
Il Titolare ha provveduto a individuare e a formare uno o più soggetti autorizzati espressamente al trattamento dei dati, tenuti anche ai particolari obblighi di cui al Dlgs. 24/2023 in tema di riservatezza.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è CRAB Medicina Ambiente S.r.l.
Responsabile del trattamento
In relazione all’affidamento a soggetti esterni di alcune attività da svolgere per conto del Titolare (quali ad esempio la gestione della ricezione delle segnalazioni tramite piattaforma) lo stesso ha provveduto a nominare un Responsabile esterno del trattamento definendone l’attività e acquisendo le informazioni sulle misure di sicurezza. Maggiori informazioni reperibili con una richiesta al Titolare all’indirizzo mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..
Responsabile della protezione dei dati
La società/ente ha nominato ai sensi degli artt. 37 e segg. del Regolamento U.E. 2016/679 il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD), definibile anche “Data Protection Officer” (DPO), i cui dati di contatto sono i seguenti: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..
Trasferimento dei dati. I dati, nel rispetto della riservatezza di cui al Dlgs. 24/2023, non verranno trasferiti o conservati comunque al di fuori dell’U.E.
Diritti dell’interessato
In base all’art. 2 undecies del Dlgs. 196/2003 richiamato dall’art. 13 del Dlgs. 24/2003 il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento oppure la facoltà di reclamo al Garante possono subire limitazioni o non essere esercitati qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto al soggetto che ha segnalato gli illeciti. In base alle Linee Guida dell’ANAC Ciò dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalanti e pertanto tali facoltà risultano precluse nel trattamento dei dati relativi alla procedura di segnalazione di illeciti.